Välkommen till Serveoffice och Executive!

Vi ser fram emot att hjälpa dig att komma vidare i din karriär. För att kunna hjälpa dig med detta behöver vi samla in och använda informationen som du delger oss.

Executive vill skydda och respektera din sekretess. I användarvillkoren beskrivs dina rättigheter avseende informationen om dig som vi behandlar, vad vi gör med informationen, hur den hanteras och hur länge den sparas.

Ditt konto hos Executive

• Det är helt kostnadsfritt att registrera sig och ha en profil hos Executive.
• För att logga in på executive.se anger du din mejl och lösenord under ”Registrera CV” alternativt anger din LinkedIn-profil. Har du glömt lösenord kan du be om nytt.
• När du är inloggad kan du ladda upp de dokument du anser vara av värde för Executive, så som CV, personligt brev eller annan kompetens- och profilrelaterad information. Du kan även lägga till eller ändra dina kontaktuppgifter.
• Kontot kan endast hanteras av dig och av de anställda på Executive och serveOffice som givits rättigheter att administrera användarkonton.
• Det är i första hand du som ansvarar för att hålla dina uppgifter uppdaterade och korrekta. Med uppgifter menas namn, bostadsort, mobilnummer, land, personnummer och e-postadress men även ditt CV och andra dokument innehållande dina kunskaper och erfarenheter. Har du korrekt och uppdaterad information om dig själv underlättar du vårt arbete att hitta ett passande jobb. Vi rekommenderar starkt att du själv loggar in och uppdaterar men du har även möjligt att mejla till gdpr@serveoffice.se så gör vi det åt dig.
• Du kan när som helst radera ditt konto. Det gör du genom att mejla till gdpr@serveoffice.se och meddela oss. Om du väljer att radera ditt konto försvinner alla dina uppgifter och tidigare ansökningar och du kommer inte längre få några utskick. Med anledning av Diskrimineringslagen sparar vi dina ansökningshandlingar i två år efter avslutad rekryteringsprocess. ServeOffice/Executives dataskyddsombud är då den enda som kommer åt uppgifterna. När två år har passerat raderas dem.

Vid registrering

• Din ansökan till ett ledigt jobb hanteras av rekryterare eller konsultchefer på serveOffice samt konsulter på Executive. Det görs i syfte att hitta den bäst lämpade kandidaten till den utlysta tjänsten utifrån de uppgifter du har uppgett och som är relevanta för tjänsten. Med relevanta uppgifter menas namn, telefonnummer, personnummer, e-postadress och din kunskap och kompetens. Irrelevant information så som kön, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning och funktionshinder uppmanar vi dig att inte lämna ut då det inte är något vi behöver veta och saknar relevans. Vi fokuserar på din kompetens och kunskap.
• Den information du lämnar när du söker en specifik tjänst används mot andra lediga roller där din kompetens och kunskap verkar stämma överens. Executive kommer att kontakta dig via telefon eller mejl för andra tjänster.
• Går du vidare i processen skapar och sparar vi anteckningar från telefonintervju, intervju, eventuella betyg och studieintyg samt referenser i vårt kandidathanteringssystem.
• Du ansvarar själv för att informera referenser om att deras personuppgifter lämnas ut till Executive vilket berättigar Executive att inhämta personuppgifter om dig som kandidat från referenspersonerna. Vi tar dessutom en eller två referenser som du inte har angett som finns i Executives nätverk.
• Genom att du har registrerat dig på executive.se får du utskick vid jul och sommar för att du inte ska glömma bort att du har ett konto hos oss.

• När du skickar in en spontansökan via vår hemsida hanteras dina uppgifter precis som ovan. Utifrån din kompetens och kunskap som du har angett försöker Executive matcha dig med rätt typ av jobb. Alla som skickar in en ansökan får ett telefonsamtal av Executive inom 14 dagar där det stäms av vad man är intresserad av för typ av arbete, tillgänglighet samt ens kompetenser.

Personlighets- och färdighetstester

• Om du är en av slutkandidaterna i en process för Executive kunds räkning alternativt i Executives interna rekryteringsprocess kommer du genomföra personlighets- och färdighetstester. Testerna används som ett kompletterande verktyg i processen och ger underlag vid referenstagning. Executive gör teståterkopplingar där du som kandidat får möjlighet att gå igenom resultatet vid ett möte med en certifierad testanvändare. Vilket eller vilka tester du gör bestäms utifrån vilket jobb du söker.
• Vår testleverantör är TalentQ. Testresultatet sparas i deras datasystem i 24 månader från senaste uppdatering/ändring och tas sedan bort. De som har tillgång till informationen är Executives certifierade användare och TalentQ. Externa parten kommer alltså behandla dina personuppgifter i syfte att genomföra tester i deras verktyg.

Hantering av personuppgifter

• Dina personuppgifter hanteras enligt Dataskyddsförordningen, GDPR.
• De personuppgifter vi samlar in är följande:
  • Namn
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Bostadsort
  • CV
  • Personnummer
  • Personligt brev
  • Resultat från personlighets- och färdighetstester
  • Övrig information som du själv väljer att ange

Övrig information så som etnicitet, sexuell läggning, funktionshinder, politiska åsikter, religion, medlemskap i fackförening, uppgifter om hälsa avråder vi dig att delge Executive då den är irrelevant.

Den information som är relevant för tjänsten kommer att användas till att:

• Hantera din ansökan
• Informera och kommunicera med dig som kandidat genom sommar- och julhälsningar och se till att du är medveten om ditt konto hos Executive.

Informationen hanteras av konsulter på Executive och våra leverantörer där informationen sparas i CRM-system, hos testleverantör, e-signering och i rekryteringsverktyg. Leverantörerna omfattas av avtalsmässiga och andra juridiska skyldigheter att bevara sekretessen för dina uppgifter och att respektera din integritet. De har endast tillgång till de uppgifter de behöver för att kunna utföra sina användningsområden. Leverantörerna får inte använda dina personuppgifter för eget ändamål. Dina personuppgifter kommer att lämnas ut om det skulle krävas enligt lag, till exempel Diskrimineringslagen eller Datainspektionen.

Information så som kunskap, kompetens, utbildningsnivå, tidigare såväl som nuvarande titel, företag och egenskaper är sådant som delges kund om du blir presenterad. Även övrig information som du själv väljer att delge i ditt CV så som ålder, kön och adress. Intervjuintryck, till exempel dina starka och mindre starka sidor får kunden också ta del av.

Dina personuppgifter sparas i max två år från din senaste aktivitet. När det börjar närma sig kommer du få ett mejl där du uppmanas att aktivera alternativt att inte göra något. Gör man ingenting kommer kontot raderas.

Dina rättigheter

• Du kan när som helst själv radera ditt konto hos Executive genom att mejla till gdpr@serveoffice.se som tar bort din profil åt dig. När du raderar ditt konto försvinner all information och tidigare ansökningar i våra system. Om du väljer att radera ditt konto försvinner alla dina uppgifter och tidigare ansökningar och du kommer inte längre få några utskick. Med anledning av Diskrimineringslagen sparar vi dina ansökningshandlingar i två år efter avslutad rekryteringsprocess. Executives dataskyddsombud är då den enda som kommer åt uppgifterna. När två år har passerat raderas dem.
• Du har rätt att få dina uppgifter korrigerade eller raderade om de är felaktiga eller ofullständiga så länge det inte finns lagkrav på att uppgifterna inte får raderas.
• På din begäran tillhandahåller Executive, utan avgift, de personuppgifter som rör dig och den information du har uppgett för Executive i ett strukturerat och maskinläsbart format.
• Du har rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter om den aktuella behandlingen stöds på uppgift av allmänt intresse, myndighetsutövning eller intresseavvägning som laglig grund.

Personuppgiftsansvarig

Serveoffice ab
Vasagatan 16
111 20 Stockholm
Kontaktansvarig är Maria Lindberg, gdpr@serveoffice.se

Ändringar i villkoren

Den information som anges ovan kan komma att justeras med anledning av ändringar i Dataskyddslagstiftningen eller nya rutiner för Executive. För att hålla dig uppdaterad rekommenderas du att besöka vår hemsida då och då. Genomförs några större förändringar gällande hur dina personuppgifter behandlas kommer du att meddelas och ta ställning till dem.

Avtalet ovan gäller till dess att det sägs upp av någon av parterna.